Åpenhetsloven: fem utfordringer med å følge opp leverandørkjeden - og hvordan du løser dem

Mange virksomheter driver en forretningsmodell avhengig av en velfungerende leverandørkjede. Den muliggjør en jevn flyt av varer fra produsent til sluttbruker og er avgjørende for virksomhetens eksistens. Selv om verdens land fortsatt trenger vekst og velstand, settes det strengere krav til åpenhet og ansvarlighet for å sikre at utviklingen skjer bærekraftig. Utfordringen med denne forretningsmodellen belyses av ny bærekrafts-lovgivning som f.eks. Åpenhetsloven.

Åpenhetsloven pålegger alle virksomheter som opererer i Norge, og som oppfyller to av tre vilkår innenfor salgsinntekt, balansesum eller gjennomsnittlig antall ansatte, å gjennomføre grundige aktsomhetsvurderinger. Dette må gjøres for å kartlegge, forebygge, gjøre rede for og følge opp hvordan faktiske og mulige negative konsekvenser av virksomheten skal håndteres. Informasjon vedrørende leverandørkjeden er en del av dette.

EU-kommisjonen vedtok i februar 2022 sitt forslag til “due diligence”-direktivet for bærekraftig virksomhet. Direktivet kjent som Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD eller CS3D) vil tre i kraft i EU våren 2024. Direktivet kan minne om Åpenhetsloven, så virksomheter som har tilpasset seg denne ha en stor fordel når CSDDD det blir introdusert.

Leverandøroppfølging henger med andre ord tett sammen med Åpenhetsloven, men hva er det våre kunder synes er mest utfordrende med det hele? Vi har kokt det ned til fem sentrale utfordringer som virksomheter står overfor når de skal følge opp sine leverandørkjeder:
‍
‍

1. Utfordrende å få oversikt

Å tilegne seg en god oversikt over hvilken påvirkning leverandørene har på samfunnet rundt seg er ikke enkelt. For å forstå det trenger man informasjon om hvordan leverandørkjeden faktisk ser ut og hvilke retningslinjer og rutiner som følges. Tradisjonelt innebærer oppfølging av leverandørkjeden bruk av tunge Excel-ark, e-poster, telefonsamtaler og fysiske møter. Disse manuelle og personavhengige prosessene er svært tidkrevende og utsatt for menneskelige feil, noe som gjør det utfordrende å sikre fremgang, forbedre prosessene og redusere tidsbruken.

‍

2. Utfordrende å finne data - og vite hvilke som er viktig og riktig‍

Det er ikke enkelt å vite hvor man skal starte når det gjelder å finne relevant data. Det blir spørsmål som; hva man skal lete etter, spørre etter og hvordan dataen skal tolkes. Naturlig nok er kunnskap og kompetanse om feltet avgjørende for å sikre et godt datagrunnlag. Mange virksomheter sliter med å ansette eller bygge opp den nødvendige kompetansen internt for å effektivt håndtere disse utfordringene.

‍
‍

3. Utfordrende å måle utvikling i leverandørkjeden

Når dataen er funnet, oppstår utfordringen med å holde denne oppdatert, spesielt gitt stadige endringer i leverandørkjeden. Kontinuerlig oppfølging av datagrunnlaget er krevende, og forsterkes når mottakerne hos ulike leverandører ikke deler nødvendig data, ikke forstår hvilken data som er relevant å dele, unnlater å prioritere viktige initiativer, eller forsømmer å vedlikeholde dokumentasjon i henhold til standarder som f.eks. OECDs rammeverk.

‍

4. Utfordrende å vite om man følger kravene iht gjeldende lover og regler

Det er nødvendig å kjenne til og forstå hvilke lover og regler man må følge, og hvilke krav disse stiller. Denne forståelsen er viktig for å sikre at man opererer innenfor lovens rammer og overholder alle nødvendige forskrifter og standarder for sin virksomhet. Dersom man ikke besitter denne kompetansen, må den bygges internt eller kjøpes.

‍
‍

5. Utfordrende å vite hvilke verktøy eller tjenester som bør benyttes

For å følge opp leverandørkjeden og rapportere på relevante bærekraftsaktiviteter, finnes det flere alternativer. Man kan engasjere tradisjonelle konsulentbyråer, og ta de kostnadene som følger med, eller koble på interne ressurser med enklere verktøy som Excel og e-post for oversikt og kommunikasjon. En annen løsning er å benytte seg av spørreskjema-verktøy for å samle og administrere data. Hvert alternativ har sine fordeler og begrensninger, og valget bør baseres på virksomhetens spesifikke behov og ressurser.

Uansett hvilken løsning man ender opp med anbefaler vi å automatisere prosessene slik at man får frigjort tid til det som betyr mest. Det gjelder også for virksomhetene med egen bærekraftsavdeling. Med Factlines kan en leverandør gjennomføre aktsomhetsvurderingen én gang, og deretter dele med alle eksisterende -og potensielle kunder så ofte de vil.

Factlines: en skybasert programvare utviklet for effektiv oppfølging av leverandørkjeden

Factlines Sustainable Supplier Network er tilpasset rammeverket for OECD og UN Global Compact’s ti prinsipper, og har blitt brukt til å kartlegge leverandørkjeder siden 2012.
‍

Med Factlines kan bedrifter:

- Sikre oversikt

Factlines' skybaserte bærekrafts-programvare gir en klar og effektiv oversikt over leverandørkjeden, noe som reduserer kompleksiteten og tidkrevende prosesser.
‍

- Forbedre datahåndtering

Med Factlines kan virksomheter enkelt finne og tolke relevante data, støttet av en plattform som er tilpasset OECD og UN Global Compact's prinsipper. Med vår guide for Åpenhetsloven og brukervennlige spørreskjemaer er det enklere enn noen gang å skaffe bedre data. Det blir også langt enklere å identifisere og prioritere leverandører du bør jobbe nærmere med.
‍

- Måle utvikling

Factlines forenkler kontinuerlig oppfølging av leverandørkjeden, og holder informasjonen oppdatert med minimal innsats. Spørreundersøkelsen lagrer alle svar for leverandøren, og disse kan enkelt gjenbrukes og deles neste gang andre spør om det samme. Dette gjør at leverandørene får et sterkere eierskap til datagrunnlaget sitt, og kan oppdatere det oftere, enklere og raskere.
‍

- Overholde lovverk

Factlines sikrer etterlevelse av relevante lover og regler, og forenkler kompleksiteten i juridiske krav. Dette gjøres blant annet med hjelp av vår stadig oppdaterte guide og malverk for f.eks. Åpenhetsloven.

- Redusere tidsbruk (!!)

Factlines er utviklet for oppfølging og rapportering, noe som gjør den til et overlegent valg for oppfølging av leverandørkjeder. Alt overstående er med på å redusere tidsbruken ved oppfølging betraktelig, og for mange av våre kunder: inntil 95% av tid brukt! Og ikke bare reduserer man tiden brukt internt, men også for leverandørene sine, som kan gjenbruke svarene sine fra gang til gang.