1. Bli klokere på tjenesten og de produkter som inngår i den
Skap fokus og handlingskraft ved å avklare hvilke risikoområder dere har med å gjøre. Er det sosial dumping, eller handler det mest om problematiske produkter? En tjenesteleveranse inkluderer ofte produkter som har høy miljø- eller samfunnsmessig risiko. Det kan være vaskemidler som brukes av rengjøringsfirmaet, men også elektroniske komponenter til IT-utstyr eller servertjenester.
Rådgivere og konsulenter er også en del av risikobildet. Vi hører ofte at konsulenttjenester ikke er relevant for oppfølging. Men tenk et øyeblikk på alt som skal til for at konsulenten kan gjøre jobben sin. Eller følg en typisk arbeidsdag her.
Få svar på følgende:
- Hvilke typer tjenester kjøper eller selger jeg?
- Hvilke produkter er en direkte del av tjenesten?
- Er noen av dem omfattet av særlig høy risiko? Bruk for eksempel Difis høyrisikoliste
Denne første, enkle kartleggingen gir deg et første innblikk i tjenesten og forteller deg hva du bør fokusere på, både i egne rutiner for oppfølging og når du stiller krav til leverandørene.
2. Still skarpt på sosial dumping
Bygg, rengjøring og transport er bransjer hvor det ofte dukker opp saker om sosial dumping, hvor utenlandske arbeidere jobber under langt dårligere vilkår enn norske arbeidstakere. Men visste du at også verftsindustrien, landbruk, fiskeri og overnatting og servering er utsatte for dette samfunnsproblemet? Sosial dumping er heller ikke kun knyttet til lavere lønn, men også til farlige arbeidsforhold og uforsvarlige mengder overtid.
Avklar:
- Er tjenesten direkte knyttet til noen av bransjene nevnt over?
- Er det omfattende bruk av underleverandører? Hva med utenlandsk arbeidskraft?
Ved å kartlegge tjenestene, både i forhold til selve tjenesten og i forhold til produktene vet du hvor du skal stille skarpt og prioritere oppfølgingen.
Eksempler på spørsmål om sosial dumping:
- Har ansatte kontrakter som er i henhold til lokale lover og retningslinjer?
- Hvordan sjekker de at ressursene de leier inn har dette på plass?
- Er firmaene de leier inn registrert i relevante offentlige registre?
3. Bruk etiske retningslinjer – og forvent det samme av dine leverandører
De fleste bedrifter har underskrevet en Code of Conduct i forbindelse med en kontrakt. Men det kan halte med oppfølgingen, både som kunde og leverandør. Sett dere inn i hva kundene forventer av dere, og still krav til deres egne leverandører. Sjekk at leverandøren også har egne etiske retningslinjer, både for hvordan de skal jobbe internt og i forhold til sine egne samarbeidspartnere. Det signaliserer seriøsitet.
4. Bruk egenrapportering som systematisk evaluering og oppfølging
En egenrapportering er en implementering av de etiske retningslinjene og en undersøkelse av hvordan leverandørene lever opp til dem. Tenk også på egenrapportering som en god metode til risikostyring. Den viser vei til risikoområder som du bør følge opp, i stedet for at du sitter med følelsen av at du enten skal følge opp alle eller ingen.
Egenrapporteringen handler ikke bare om hvordan firmaet selv jobber, men vel så mye om hvordan de tar ansvar for oppfølgingen av neste ledd i kjeden, for eksempel gjennom egne etiske retningslinjer og gjennom rutiner for risikoevaluering. Din leverandør kan ligge i Tyskland, men kjøpe komponenter fra Kina.
Både som innkjøper og leverandør er dette viktig for deg. Innkjøperen bruker egenrapportering som verktøy i en årlig leverandørundersøkelse eller som ledd i prekvalifisering av en leverandør. Som leverandør skal du kunne dokumentere egne prosesser og innsikt i leverandørkjeden. En egenrapportering bør inkludere spørsmål om CSR strategi, bruk av etiske retningslinjer, rutiner for oppfølging av leverandører og risiko samt innsikt i hvilke land leverandøren handler med. Din leverandør kan ligge i Tyskland, men kjøpe komponenter fra Kina.
Still krav til og følg opp de fleste leverandører, også dem som ikke direkte er involvert i de produktene eller tjenestene dere selv tilbyr markedet. Er du innkjøper, så husk å ikke bare stille krav til kontorstolen du kjøper, men også til at leverandøren har egnede rutiner for oppfølging av sine egne leverandører.
5. Solide relasjoner gir best resultat i lengden
La oppfølgingen på de etiske retningslinjene bli en naturlig del av dialogen og samarbeidet med leverandøren. Resultatene fra egenrapporteringen hjelper deg å prioritere. Oppfølgingen går bedre når samarbeidet er bra. Alle parter tjener på en god relasjon. Det kan være penger å spare på å handle rundt etter den beste pris og skifte leverandører ofte, men det oppveier sjeldent verdien av en langvarig relasjon.
